ビジネスに欠かせないシステム

差し込み口

システム化して業務効率を上げる

ビジネスに欠かせないシステムには業種やオフィスの機能によって様々なものが考えられます。
これまではアナログで管理していたものもITを導入し、
専用のソフトを用いてシステム化することで業務効率が高まり、
人員の削減や他の業務に注力させることで人件費の削減や生産効率アップが図れるでしょう。
ここでは、どの業種にも汎用性のあるソフトを中心にご紹介していきたいと思います。

まず、どのビジネスであっても人が働いています。
労働時間を管理し、給与の支払いをしなければなりません。
タイムカードで打刻したり手書きで出社時間、休憩時間、退社時間をシートに記入しているというところは今でも多いのではないでしょうか。
しかし月末になれば集計業務に追われます。
打刻漏れを確認したり、記入ミスを訂正してもらったりと時間と労力のかかる作業です。

そこで勤怠管理ソフトと給与計算ソフトを導入し、両者を連携させることで業務をスムーズにすることができるでしょう。

ソフトの仕様

ソフトの仕様は色々あります。
たとえば専用のICカードをかざすことで勤務時間が集計されていくものや、
事務の仕事であれば毎日使うインターネットを通じて勤怠を記録できるものもあります。

給与計算も基本給から通勤費、特別手当など会社の仕様に合わせられ、
厚生年金や健康保険などの保険料計算も全てソフトが行なってくれ、煩わしさから解放されます。

最近の会社に多い傾向として、経理知識がなく起票できない社員がいたり、
仮払金や出張旅費の精算が滞って、拠点の精算にタイムラグが生じる場合があるのです。
伝票用紙の配布や在庫管理で手間がかかる、伝票紛失が多いといった問題がある場合には、
ソフトの導入や独自に開発依頼したシステム導入により、業務をスピーディーかつ効率化できます。

また最近ではM2Mを用いたプラットフォームというのも登場しています。
M2Mとは機械と機械をネットワークで繋いで通信させることを指す言葉です。
機械同士を通信させることによって業務の効率化や利便性を計ることができるようになりました。
参考:M2Mプラットフォーム

次にどのビジネスでも利用価値があるのが財務会計ソフトです。
これは会社の収益や資産を管理したり、税務申告書類や株主総会に提出する書類の作成をサポートしてくれるものです。
企業にとってお金の管理や流れは生命線ですね。
人による計算ミスを防ぎ金銭の流れを常に把握できるように、システム化を推進したいものです。
なお顧問税理士や会計士の事務所と同じソフトを使用したほうが連携がスムーズになるため、
どのソフトを使えばいいか確認するとよいでしょう。

ビジネスに欠かせないものといえば営業です。
営業職は特に資格を必要とするものではなく、初めて仕事をするという人も多いものです。
参考:営業職の仕事
こちらは新聞社の営業業務ですが、営業ひとつとっても様々な仕事があります。

営業をしっかりできるようにするためにも、営業支援ソフトの導入や、自社のビジネスに合わせた独自開発を検討しましょう。

主な機能としては見込み客の管理、顧客管理、シミュレーション機能や提案書・見積書作成機能、
顧客からの質問で分からないことがあった際のQ&A機能、
顧客への商品やサービス説明に使えるプレゼンツールなどがあるものがおすすめです。

ビジネスに欠かせないシステムとは人事・給与や経理・財務、営業・販売など、
どんな企業でも共通する基幹業務を担うものから、各業種に応じて生産管理、物流業務、
利益分析など様々なものが考えられます。

社員への迅速な情報伝達のほか、ソフトの更新により労働基準法や安全衛生法などの改定があった場合でもスムーズに対応できるシステムの構築が不可欠といえるでしょう。

営業・販売部門においては、システム導入による顧客満足度アップや営業力の底上げ、
売上の上昇などがサポートできるでしょう。
顧客情報の記録や管理、提案書の作成などにおいて、入力補助機能により、
オペレーションの負荷を軽減する、取引先からの問い合わせにスピード対応しサービス向上や
イメージアップを図りたいといった課題も営業支援ソフトやCRMシステムの導入によって可能になるかもしれません。

そのほか企業全体の課題としてペーパーレス化を実現し、コスト削減や環境貢献を図るなども、
システムの導入により実現が可能です。
これまであらゆる業務で利用していた、膨大な書類の山から解放されることでしょう。

そのほかインターネット・メール環境の整備やテレビ会議、IP電話、
グループウェアなどを用いて効率化と合理化、コスト削減に役立つシステムが様々あります。
また経営戦略を支援するBIや、業務の適正化を確保する内部統制システムなど、
日常的な業務にとどまらず、企業経営そのものをサポートするシステムの導入も考えられるでしょう。
こうしたシステムが導入されているかどうかで、企業の収益や人材の活用にも影響を与えるのです。